이번 프로젝트에 대해서 잘 알지 못하는 분들은(물론, 이런 분들이 대부분이다. 아니 사실은, 준비를 하고 있는 우리 스텝들을 제외하고는 모두일 듯 ^^;;), 비 조금 와도 위에 뭐 가리고 공연 하던지, 아니면 그냥 실내로 옮겨서 하면 되지 않느냐고 묻는다. 두 번이나 연기하면서까지 비가 오면 취소(혹은 연기)라는 것을 고집해야 하냐고.
이번 프로젝트의 가장 중요한 부분은 영상촬영이다. 모든 연출과 현장 운영은 영상에 맞추어져있다. 따라서, 영상에 맞추어진 연출을 무시하고 비를 막기 위해 천막를 친다던지, 실내로 옮겨서 한다던지 하게되면, 이 프로젝트를 진행하는 의미가 없어지는 것이다.
두 번의 연기에도 불구하고 이런 모든 상황을 이해해주고 아무 불만 없이(정말 없는 지는 모르겠으나 우리에게 들어온 불만은 없다… 고 믿고 싶다 ㅠ.ㅠ) 일정을 조정해 주시는 모든 스텝과 한철 형님께 감사드린다.
아무튼, 다시한번 연기가 된 것에 대한 아쉬움을 조금이라도 달래기 위해, 이번 공연을 위해 새로 시도한 운영메뉴얼에 대한 이야기를 좀 해볼까 한다.
운영메뉴얼이 책 한권?
일반적으로 공연을 기획하고 올리다보면, 소위 '운영메뉴얼'이라는 것을 만들게 된다. 개인적으로도 보기도 하고 만들어보기도 했다.
지금까지 접해본, 그리고 직접 만들어 보았던 운영메뉴얼들을 볼 때마다 참 불편하다는 생각이 들었다. 자세하게 작성되는 운영메뉴얼은 공연 한 번에 아예 책 한권이 나오기도 한다. 그리고, 하이서울페스티벌같이 관에서 주도하는 페스티벌들은 의무적으로 운영메뉴얼을 만들도록 요청하고 있으며, 그 운영메뉴얼 역시 보통 두툼한 책 한권이 나온다.
운영메뉴얼을 만드는 기본적인 목적은, 말 그대로 '운영'할 때 필요한 내용들을 담아놓아, 현장에서 필요할 때 필요한 정보를 얻을 수 있도록 하기 위함이다. 그런데, 운영메뉴얼이 책 한권이면, 그 운영메뉴얼을 계속 들고 다니는 것이 가능할까? 스텝들이 가만히 앉아있는 것도 아니고, 셋업부터 철수까지 거의 계속 움직이는데 말이다.
지금까지의 경험으로는, 운영메뉴얼을 스텝들에게 배포하면, 한번 쭉 보고는(그것도 몇 명만) 들고 다니지도 않는다. 들고 다니지 않는 이유는 간단하다.
"보기 불편하고 들고 다니기도 불편하다"
꼭 책 한 권 두께가 나오지 않더라도 마찬가지다. A4용지 다발역시 갖고 다니기 불편하기는 마찬가지다.
운영메뉴얼은 기록용 자료?
사실, 이런 불편함은 둘째 치더라도, 운영메뉴얼은 내용적인 면에서 굉장히 아이러니한 면을 갖고 있다.
일반적으로 운영메뉴얼은 기획팀에서 작성한다. 운영메뉴얼에 들어가는 셋업관련 내용이나, 연출내용, 홍보물 관련 내용 등 대부분의 내용은 각 담당자에게 정보를 요청해서 작성하게 된다. 이렇게 작성된 운영메뉴얼은 각 팀별 필요 정보들을 한 곳에 모아놓은 꼴이 되는데, 여기서 아이러니는, 결국 각 담당자들이 알고 있는 것보다 덜 자세한(전달받은) 정보만을 싣게 되어 각 담당자들에게는 운영메뉴얼이 거의 아무런 필요가 없어진다는데 있다.
결국 대부분의 경우, 운영메뉴얼은 기획팀의 담당자 혼자 보게되는 경우가 허다하다. 그냥 자기가 보려고 만든 꼴이 되는 것이다.
각 팀의 정보취합이 아무런 의미가 없다고 말하려는 것이 아니다.
이렇게 만들어진 운영메뉴얼은 '운영메뉴얼'이라기 보다는 '기록용 자료' 혹은 'check list'에 불과해진다는 것을 이야기하고 싶은 것이다.
홍보물 디자인이 꼭 있어야 하나? 티켓 디자인이 꼭 있어야 하나? 관객 출입구가 꼭 나와 있어야 하나? 화장실 위치가 꼭 있어야 하나?
공연마다 다르겠지만, 이러한 내용들은 대부분 공연장에 가서 한번만 둘러보면 바로 나오는 정보들이다. 티켓 디자인 몰라도 보면 티켓인 줄 다 안다. 그런데 이런 것들을 굳이 '운영메뉴얼'이라는 이름의 백과사전으로 만들어 현장 운영 스텝들에게 줄 필요가 있는지는 생각해 볼 필요가 있지 않을까.
볼만한 운영메뉴얼을 만들어보자.
이러한 생각들로 인하여, 이번 우리 공연에서는 시간이 좀 걸리더라도 새로운 형태의, 보기 편하고 들고 다니기 편한, 그러면서도 운영에 필요한 내용은 들어있는 운영메뉴얼을 꼭 만들어보고 싶었다.
그러기 위해서는 세 가지 조건을 만족시켜야 했다.
1. 꼭 필요한 정보들은 들어가야 한다.
- 셋업부터 철수까지의 일정, 스텝리스트(대표), 리허설 일정, 식사관리, 주차관리, 그리고 뒷풀이까지. 스텝들이 공연의 시작부터 끝까지를 조망할 수 있고, 궁금해 할만한 내용은 다 들어가야 한다.
2. 한 장에 요약되어야 한다.
- 아주 세세한 것까지는 아니더라도 거의 모든 정보가 한 장에 나타나야 한다. 그래야 접어서 갖고 다니면서 필요할 때 편하게 볼 수 있다. 구겨서 갖고 다녀도 무방하다.
3. 한 눈에 알아볼 수 있어야 한다.
- 깨알같은 글씨로 칸을 나눠서 가득 채워 한 장에 모든 정보를 넣을 수도 있다. 하지만 이렇게 하면 말 그대로 한 장에 넣었을 뿐, 보기가 너무 힘들어진다. 그림 등을 이용하여 한 눈에 바로 이해할 수 있도록 해야한다.
이러한 고민을 갖고 운영메뉴얼 작성에 들어갔다.
작성을 시작하고 얼마 지나지 않아, 엑셀부터 열고 일정을 그리고 있는 나 자신을 발견했다. 이건 아니다 싶었다.
다음으로, 차트형식으로 그려보기 시작했다. 생선뼈 모양의, 순차적인 작업들을 쓰기 좋은 모양새의 차트를 활용해 보았다.
만들어놓고 보니, 이건 뭐 시간의 흐름도 보이지 않고 읽기도 힘들다. 좌우로 너무 길기도 하고.. (그래서 만들다 말았다)
그래서 조금 다른 시도를 했다. Keynote를 열고 그림을 최대한 활용해 보기로 했다. 업무들이 시간 흐름으로 보이면 좋을 것 같아 시간 순으로 그림들을 배치해 보았다. 시간도 시각적으로 보이도록 시계 그림으로 넣었다.
그런데, 이것도 눈에 안들어왔다. 시간의 흐름은 여전히 눈에 잘 들어오지 않으며 그냥 흩으러진 느낌이다. 그리고 담당자나 필요한 내용들을 써 넣을 공간도 없었다.
그 다음 시도한 것이 다음과 같은 모양이다. 일단, 시간의 흐름이 눈에 잘 들어왔다. 보충 내용들도 넣을 공간이 있었다. 보충 내용들은 마인드맵 형태를 사용했다.
일단은, 현재까지 시도했던 것들 중 가장 마음에 든다.(실명과 전화번호 등의 내용을 가리니.. 좀 지저분해 보인다 ^^;;)
이번 공연은 규모가 작은 공연이고, 그렇기에 들어갈 내용이 그리 많지 않다. 아마도 그래서 네 번만의 시도에서 그래도 이번 공연에는 쓸만한 모양새가 나오지 않았나 싶다.
당연히, 이 모양새가 최선은 아닐 것이다. 앞으로도 운영메뉴얼을 작성하는데 있어서 더 편하고 효율적인 모양새를 지속적으로 고민할 것이다. 누구든 함께 해주면 참 좋을텐데… ^^
와.... 좋은결과 나오길 바랍니다
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